GEVER

Effiziente Abläufe und transparentes, nachvollziehbares Verwaltungshandeln sicherstellen, dass ist die stete Forderung an die Gemeinden und Städte. Viele Gemeinden und Städte befassen sich darum mit der Beschaffung und dem Einsatz einer elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER). Bei einer Umstellung auf GEVER und damit auf die digitale Dossierführung, stehen organisatorische Aspekte im Vordergrund.

Mit der Beschaffung einer GEVER-Lösung für die Verwaltung ist die Arbeit aber noch nicht getan. Vielmehr wird damit ein grundsätzlicher Kulturwandel angestrebt und neue Aufgabenstellungen werden angestossen, welche geklärt und abgestimmt werden müssen. Entscheidend für den Erfolg ist der aktive Einbezug sämtlicher Verwaltungsabteilungen.

Damit verbunden ist die tiefgreifende Veränderung der Prozesse und Strukturen, bei der alle Geschäfte, Dossiers, Dokumente oder Bilder durchgängig von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung verwaltet werden. GEVER eignet sich für alle, die ihre unstrukturierten Daten systematisch verwalten und nach Abschluss eines Geschäfts auch digital archivieren wollen. Werden die organisatorischen Anforderungen erfolgreich umgesetzt, bieten GEVER-Lösungen vielfältigen Nutzen:

  • Transparente, nachvollziehbare Geschäftsabläufe
  • Rechtskonforme und rechtssichere Aktenführung
  • Verbesserte Steuerung von Geschäftsprozessen
  • Aktuelle Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand von Geschäften
  • Informationen sind orts- und zeitunabhängig verfügbar
  • Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen, Stufen und Abteilungen wird ermöglicht
  • Keine Erweiterung von Archiv- und Stauräumen

Für die Einführung einer GEVER-Lösung können die Arbeitspakete in drei verschiedene Bereiche aufgeteilt werden, in welchen wir Sie gerne unterstützen. Die Unterstützung kann nach Ihren individuellen Begebenheiten frei zusammengestellt werden.

Vor der Beschaffung einer GEVER-Lösung sind diverse organisatorische Fragestellungen zu klären:

  • Wie weit sind die Prozesse definiert und umgesetzt, damit die gemäss GEVER verbindlichen Vorgaben eingehalten werden können?
  • Was fehlt noch, damit die GEVER Richtlinien eingehalten werden können?
  • Wie ist das Vorgehen und der Zeitplan zur vollständigen Umsetzung der GEVER Richtlinien?
  • Welche Lösungen kommen aufgrund der individuellen Anforderungen in Betracht?

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Beschaffung Ihrer künftigen GEVER-Lösung.

Während der Einführung der GEVER-Lösung unterstützen wir Sie gerne in allen organisatorischen Belangen. Dabei stehen die Erarbeitung, die Definition und Optimierung der Prozesse und des Ordnungssystems im Zentrum

Haben Sie Ihre GEVER-Lösung bereits eingeführt? Kein Problem. Gerne helfen wir Ihnene dabei, das volle Potential Ihrer Lösung auszuschöpfen.

So klären wir mit Ihnen unter anderem die folgenden Fragen:

  • Wie weit sind die Prozesse definiert und umgesetzt, damit die aktuellen geltenden GEVER Richtlinien eingehalten werden?

  • Was fehlt noch, damit die aktuellen GEVER-Richtlinien eingehalten werden können?

  • Welche Optimierungsmassnahmen sind zusätzlich möglich?

Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.