Gesamtheitliches Projektvorgehen für kommunale Services im Service-Portal

Ihre Fragen

• Welche Schritte sind notwendig, um meine bestehenden Services auf ein Service-Portal zu bekommen?
  
• Welche Organisation benötigt es, um gemeindeübergreifend und gemeinsam mit dem Kanton ein Service-Portal zu schaffen?
  
• Wie können Fachexpertinnen und Fachexperten in der Verwaltung in diese Arbeiten einbezogen werden?
  
• Was muss ich tun, um meine Mitarbeitenden für die Veränderungen zu begeistern und sie mitzunehmen?
  
• Wie unterscheiden sich kundenzentrierte Services im Vergleich zu verwaltungszentrierten Services?
  
• Zahlt sich dieser gemeinsame Weg aus?
  

Unsere Antworten

Unser gesamtheitlicher Ansatz, um kommunale Services in ein mit dem Kanton gemeinsames Online-Portal zu überführen umfasst insgesamt drei Dimensionen, diese sind: Portallösung, Public Innovators und Arbeitsweise intern. Mit der Dimension Portallösung wird die technische Basisinfrastruktur für das Portal gegenüber den Verwaltungskundinnen und -kunden geschaffen. Die Gemeinschaft der Public Innovators setzt sich aus Personen aus den kommunalen Verwaltungen und den Verwaltungskunden zusammen. In thematischen Workshops (bspw. Persönliches, Bauen, Soziales) werden bestehende Services aufgenommen, analysiert und schliesslich digitalisiert, damit sie in die Portallösung integriert werden können. In diesem Schritt wird berücksichtigt, dass die Prozesse zu den unterschiedlichen Services in die bestehenden Fachapplikationen integriert werden müssen. In der Dimension «Arbeitsweise intern» werden die notwendigen organisatorischen Veränderungen in den Verwaltungseinheiten aufgenommen und mit gezielten Massnahmen unterstützt. Folgende Aufzählung zeigt eine Übersicht über die Aktivitäten mit unserem gesamtheitlichen Ansatz:

• Abschluss einer Rahmenvereinbarung zwischen den Gemeinden und dem Kanton
  
• Bildung einer geeigneten kommunalen Organisation für die Umsetzung des Vorhabens
  
• Evaluation und Einführung einer Portallösung mit dem Kanton
  

• Durchführung von Workshops mit den Public Innovators für die fachliche Definition der kommunalen Services
  

• Definition von standardisierten Services für die Integration ins Portal
  
• Verhandlungen und Begleitung der Verträge mit den Fachapplikationsanbietern, um die Services über Schnittstellen zu integrieren
  
• Aufbau einer Schulungs- und Supportorganisation
  
• Go-Live des Portals